RSS

“Right Document in the right place”

24 Sep

Right man in the right place, istilah ini sudah awam dijumpai. Bagaimana dengan right document in the right place?Seharusnya kalimat ini menjadi prinsip hidup para pengelola dokumen. Jika tidak, maka jangan harap dokumen yang tercipta dari berbagai aktivitas yang kita lakukan, baik secara individu maupun kolektif akan dapat bermanfaat secara maksimal. Right document in the right place memberi pengertian bahwa dokumen yang baik adalah dokumen yang disimpan sesuai aturan kearsipan dan tidak di sembarang tempat. Seringkali kita menganggap remeh masalah ini, membiarkan dokumen tergeletak begitu saja di meja kerja atau dilempar di dalam kotak surat atau lemari yang berisi berkas-berkas menumpuk karena belum ada waktu untuk membaca. Namun giliran harus membacanya, tidak jarang kita kewalahan menemukan kembali dokumen-dokumen yang kita letakkan di sembarang tempat tadi. Kasus ini tidak hanya terjadi di kantor-kantor dengan gedung pencakar langit maupun kantor-kantor pemerintahan, bahkan di kalangan organisator mahasiswa pun kerapkali ditemukan dokumen yang menumpuk di salah satu sudut ruang sekretariat atau di pojok loker. Dokumen-dokumen itu akan tersentuh apabila akan diadakan rehabilitasi, pindah tempat atau bersih-bersih loker.

Dalam tulisan ini, penulis akan memaparkan sepintas media simpan dokumen yang sudah seharusnya dan sudah sewajarnya digunakan untuk menyimpan berkas-berkas agar tidak tercecer. Meski dalam realitanya, media simpan tersebut lebih banyak digunakan untuk menyimpan barang-barang non-dokumen seperti helm, tikar, sepatu, dan lain sebagainya.

1. Filing Cabinet

Umumnya berupa lemari metal dengan 2-4 laci yang cukup luas dengan beragam ukuran. Filing Cabinet digunakan untuk menyimpan arsip-arsip aktif yang sudah ditindaklanjuti dan terkumpul dalam satu folder. Dalam penggunaannya, setiap laci dibatasi menyimpan maksimal 4.000 lembar kertas atau sekitar 40-50 folder untuk mencegah kerusakan fisik arsip (Martono, 1992: 41). Apabila filing cabinet terdapat lebih dari satu dalam sebuah ruang, maka jarak antaranya berkisar 8-9cm. Filing cabinet dapat digunakan juga untuk menyimpan folder dengan sistem menggantung. Sayangnya, filing cabinet ini sering digunakan untuk menyimpan barang-barang non-dokumen seperti tas kerja, peralatan make-up staf, sepatu dan lain sebagainya dengan dalih tidak ada tempat penyimpanan lain selain filing cabinet.

 

2. Cardboard atau Stofmap

Media yang satu ini memang terbilang sederhana, tetapi jangan menyederhanakan juga dalam menggunakannya. Memang, stofmap atau folder umumnya digunakan untuk menyimpan dokumen, namun yang sering kita abaikan adalah kapasitas folder dalam memuat dokumen. Pasti beberapa kita pernah melihat sebuah folder yang menggemuk bahkan sampai lecek dalam sekali pakai lantaran penggunanya terlalu memaksakan menyimpan dokumen meski sudah overload. Batas muatan sebuah folder atau stofmap memang beragam, tetapi rata-rata ada pada kisaran 30-60 lembar dokumen. Usahakan agar dokumen yang berada dalam satu folder atau stofmap tidak campur aduk atau beragam aktivitas, hendaknya disediakan satu folder memuat ragam dokumen dari satu aktivitas.

3.Cardboard Magazine

Seringkali kita menggunakan media simpan ini untuk menyimpan folder-folder yang sedang dalam tindak lanjut, atau paling tidak proposal-proposal kegiatan. Namun ternyata, fungsinya tidak demikian. Cardboard magazine berfungsi sebagai media simpan referensi berkala, seperti majalah, buletin, atau direktori. Beberapa dari komunitas atau organisasi mahasiswa dapat dipastikan sering menerima atau membeli majalah atau buletin, maka media simpan inilah yang cocok digunakan untuk menampung majalah atau buletin tersebut.

4. Level Arch File

Umumnya digunakan untuk menyimpan file-file yang sudah dilubangi pada pinggir kertas. Namun, seperti juga dalam penggunaan stofmap atau folder, manakala daya tampung lubang sudah overload masih saja ada yang memaksakan untuk menambah dokumen. Maka jangan salahkan juga ketika ada yang tidak sengaja menyobek atau membuat rusak salah satu atau beberapa dokumen lantaran sedang dalam kondisi terburu-buru dengan dokumen dalam level arch file yang sulit diurai. Batas maksimum muatan dalam level arch file tidak jauh berbeda dengan sebuah stofmap yaitu kisaran 30-60 lembar dokumen.

5. Document Tray

Media ini digunakan untuk dokumen-dokumen yang sedang dalam proses. Sekali penulis melihat dengan jelas kegunaan document tray di salah satu kantor jurusan kampus ternama di Yogyakarta. Document tray di sana dilengkapi penjelasan, “surat masuk”, “surat keluar”, “dalam proses”. Adanya document tray tersebut memudahkan kita dalam merapikan dan mengelola dokumen sehingga meja kerja dan ruangan tidak penuh dengan gunungan atau dokumen-dokumen yang berserakan di berbagai sudut. Kita juga tidak perlu terlalu repot mencari dokumen-dokumen yang sedang dalam proses, bukan?

6. CD Organizer

Media ini cocok bagi kita yang sering menggunakan arsip elektronik namun rawan terinfeksi virus maupun rusak atau hilang ketika disimpan dalam flashdisc. Meski terbilang agak repot, CD masih tergolong media simpan arsip eletronik dengan tingkat arsip antara berguna hingga arsip vital. Penyimpanan CD pun tidak serta merta diletakkan dalam wadah terpisah-pisah. Alangkah baiknya jika kita menyediakan rak khusus atau media simpan khusus untuk CD yang berisi dokumen keorganisasian sehingga manakala dibutuhkan tidak harus mencari si pembawa dokumen elektronik atau mencari jaringan internet untuk diemailkan.

Perlengkapan dan peralatan simpan dokumen tersebut memang relatif mahal namun memiliki investasi jangka panjang yang luar biasa bagi keutuhan organisasi atau komunitas. Kita tentu tidak akan percaya jika kehilangan akta tanah atau SK pendirian berujung pada kerugian bermilyar rupiah, bahkan trilyunan jika kita tidak memahami pengelolaan dokumen-dokumen tersebut. Simpel dan sederhana, dua kata yang sering ditemui di kalangan mahasiswa maupun komunitas independen seharusnya tidak menjadi prinsip dasar berkepanjangan dalam pemilihan peralatan dan perlengkapan dokumen. Seberapa disiplin dan etis kita dalam memperlakukan dokumen akan terlihat secara nyata pada bagaimana kita menempatkan dokumen pada tempat yang semestinya, right document in the right place!

 
Tinggalkan komentar

Ditulis oleh pada September 24, 2012 in Opini

 

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

 
%d blogger menyukai ini: