RSS

Disiplin Berdokumen

17 Sep

Siapa saja, kapan saja, dan dimana saja, pasti akan berurusan dengan yang namanya dokumen. Sebut saja surat-surat, laporan keuangan, laporan pertanggungjawaban, berkas-berkas personalia, undangan, dan lain sebagainya. Jika kita tinjau dengan kacamata ilmu informasi dan dokumentasi, memang istilah dokumen terbagi dalam tiga aspek. Pertama, disebut sebagai dokumen korporil atau museum, yaitu yang bersifat tiga dimensi dan banyak ditemukan di museum-museum. Kedua, disebut dokumen literair atau umum disebut perpustakaan, dan ketiga disebut dokumen privat atau lazim disebut arsip. Dokumen korporil dan pustaka atau perpustakaan, bisa jadi sudah begitu banyak diperhatikan dan terlihat jelas jika keduanya tidak tertata dengan rapi dan baik. Namun, yang membedakan antara kedua dokumen yang bersifat publik dengan dokumen privat atau arsip adalah dampak yang ditimbulkan jika dokumen hilang.

Secara sepintas, hilangnya dokumen privat memiliki dampak yang tidak jauh berbeda dengan dokumen korporil atau museum. Sekalinya dokumen korporil hilang dan pihak pengelola tidak memiliki duplikat, maka mata rantai sejarah akan terputus. Berbeda halnya dengan dokumen literair atau perpustakaan. Jika ada buku atau majalah yang hilang, kita bisa segera menghubungi pihak penerbit untuk mencetak ulang, jika tidak ditemukan di toko-toko buku. Dokumen privat atau arsip, apalagi jika arsipnya bersifat vital, maka kehilangannya dapat menimbulkan chaos bagi pihak pencipta (baik bersifat pemerintahan maupun swasta hingga individu). Kita tentu dapat membayangkan kerugian yang harus ditanggung jika akta pendirian sebuah perusahaan hilang dicuri atau terbakar, atau bagaimana jika surat keputusan pendirian suatu organisasi hilang karena kecerobohan pengelola padahal hanya dengan arsip SK tersebut organisasi dapat dipertahankan eksistensinya. Hal inilah yang kerapkali luput dalam pemikiran para organisator, bahkan hingga tingkat mahasiswa.

Beberapa kali penulis menjumpai kasus kehilangan dokumen, baik berupa surat-surat dalam bentuk keputusan maupun surat komunikasi biasa hingga laporan pertanggungjawaban dalam suatu organisasi mahasiswa yang luar biasa kacaunya. Padahal jika kita tengok secara global, memang, organisasi mahasiswa tersebut membawa manfaat yang tidak sedikit bagi kalangan kampus dan masyarakat sekitar. Namun dengan tingkat kedisiplinan dan ketertiban berdokumen yang terbilang rendah, akankah ia siap jika kemudian menghadapi kasus yang salah satunya mengandalkan arsip atau dokumen privat?Dapat dipastikan akan membutuhkan waktu yang tidak sedikit untuk menata ulang semua berkas-berkas yang masih berceceran di berbagai pojok ruang atau tertumpuk di salah satu sudut sekretariat. Tidak sedikit pula yang kemudian menganggap remeh urusan administrasi dan dokumen dengan tidak menyediakan sama sekali ruang atau space untuk penyimpanan dokumen organisasi, cukup dibawa oleh masing-masing individu pengurus. Maka, jangan heran jika pada saat pergantian pengurus baru, mereka kesulitan mencari bahan acuan kerja untuk periode kepengurusan periode selanjutnya, bahkan tidak jarang akhirnya harus mengejar para pengurus lama untuk dimintakan arsip atau dokumen privat yang dibawa atau terbawa. Miris, tapi begitulah realitanya.

Perkembangan teknologi yang membawa dampak kemudahan dalam penyimpanan dokumen tidak serta merta membawa ketertiban dan kedisiplinan pengelola dokumen di tingkat organisasi mahasiswa. Ada kalanya dokumen-dokumen organisasi bercampur baur dalam folder-folder terpisah di masing-masing perangkat keras milik individu pengurus. Jarang ditemui yang akhirnya dikumpulkan dalam satu folder kepengurusan dan dalam satu komputer milik organisasi. Lebih membahayakan lagi adalah minimnya pengetahuan tentang media simpan portable yang digunakan untuk menyimpan arsip softfile kelembagaan. Tidak sedikit pengurus yang malas untuk memback-up dokumen-dokumen kelembagaan dalam media simpan yang lebih aman dan lebih rapi. Tindakan ceroboh seperti tidak meng-update antivirus dan memasukkan flashdisk ke beragam perangkat keras yang tidak diketahui tingkat keamanannya, tidak jarang membawa petaka hilangnya dokumen-dokumen penting kelembagaan yang tersimpan. Kalau sudah demikian, kecanggihan teknologi tidak akan berbicara banyak lagi untuk mempertahankan eksistensi organisasi melalui dokumen.

Ada dua kasus terkait disiplin dokumen yang dialami kawan-kawan penulis dari kalangan aktivis mahasiswa. Kasus pertama terkait dengan arsip pembuktian keberadaan lembaga X dalam suatu kampus oleh pihak dekanat. Suatu ketika, lembaga X tersandung masalah karena pihak dekanat yang diwakili oleh salah satu wakil dekan tidak mengakui ke-absah-an lembaga X. Dengan demikian, tindakan atau aktivitas yang akan dilakukan lembaga X menjadi tersendat. Padahal pada saat pelantikan kepengurusan beberapa waktu lalu, pihak dekanat merestui adanya lembaga X di dalam kampusnya yang ditandai dengan penandatanganan surat keputusan. Salah satu pengurus kemudian mencari surat keputusan yang telah ditandatangani tersebut di tempat penyimpanan dokumen, namun tidak ditemukan. Akhirnya, surat tersebut ditemukan oleh salah satu pengurus lain yang menyimpannya dalam bentuk softfile. Hingga akhirnya, pihak dekanat yang semula menolak, tidak mampu berbuat banyak karena bukti surat pengesahan lembaga X memang ada dan ditandatangani oleh pihak dekanat sendiri. Tentu kita dapat membayangkan jika surat tersebut tidak ditemukan, lembaga X yang menjadi salah satu kunci eksistensi organisasi kemahasiswaan di suatu kampus akan terancam punah.

Kasus kedua terkait dengan penggunaan flashdisk sebagai media simpan alternatif yang banyak digunakan mahasiswa dalam aktivitas keorganisasian. Flashdisk memang terbilang murah, cepat dan mudah. Hal ini tentu saja sesuai dengan prinsip penemuan dokumen. Namun, sesempurna apapun media simpan arsip elektronik, tetaplah memiliki kelemahan. Tidak banyak yang mengetahui, termasuk juga penulis, bahwa flashdisk memiliki umur simpan. Semakin sering kita tidak berhati-hati menggunakannya, semakin pendek umur flashdisk. Salah satu kawan penulis menemukan flashdisknya tidak lagi berfungsi, padahal di dalamnya tersimpan berbagai dokumen keorganisasian yang akan digunakan untuk aktivitas tertentu. Bayangkan saja jika dokumen-dokumen vital yang tersimpan dalam flashdisk itu yang tersimpan, tentu akan semakin merepotkan, bukan?Jalan yang dirasa aman saat ini dalam pengorganisasi dokumen antara lain:

1. Back-up-lah dokumen-dokumen dalam media simpan yang memiliki daya imunitas cukup baik, seperti CD-ROM

2. Jangan mengabaikan terlalu lama antivirus yang sudah tidak ter-update karena dikhawatirkan akan mengganggu kinerja komputer dan berdampak negatif terhadap dokumen yang tersimpan di dalamnya.

3. Cetak dokumen-dokumen vital milik organisasi dan simpan di tempat yang aman dengan baik dan benar. Jika memiliki sekretariat, buatla tempat simpan khusus untuk menyimpan dokumen-dokumen cetak, termasuk dokumen vital agar terhindar dari pencurian, banjir maupun kebakaran.

4. Rapikan dokumen-dokumen elektronik dalam folder agar mudah ditemukan kembali minimal sepekan sekali dan maksimal sebulan sekali. Usahakan tidak menyimpan dokumen di satu pengurus atau tempat.

5. Sediakan tempat untuk surat-surat yang masuk namun belum dibaca oleh pihak yang dituju, seperti kotak surat sederhana, dan serahkan surat yang telah dibaca dan ditindaklanjuti oleh bagian kesekretariatan atau sekretaris agar segera disimpan.

6. Tidak mencampur adukkan dokumen organisasi yang terbawa di rumah atau tempat tinggal (kos, kontrakan, wisma, pondok, dan sejenisnya) dengan dokumen pribadi atau dokumen organisasi lainnya.

Aktivis mahasiswa adalah pribadi-pribadi yang akan lebih banyak mengisi pos-pos strategis dalam kepengurusan masyarakat, bangsa dan negara. Jika kesadaran dan kedisplinan dalam berdokumen saja masih diabaikan, maka kecil kemungkinan untuk bergerak cepat mengimbangi negara-negara lain yang memiliki sistem administrasi dan tata dokumen yang lebih baik dan lebih maju. Tentu saja, tulisan ini memerlukan studi pendalaman lebih lanjut untuk membuktikan keterkaitan antara disiplin dokumen dengan dampak yang ditimbulkan dalam organisasi kemahasiswaan.

 
4 Komentar

Ditulis oleh pada September 17, 2012 in Opini

 

4 responses to “Disiplin Berdokumen

  1. Glanz Organizer

    September 17, 2012 at 5:34 am

    Harus banyak belajar tentang manajemen kearsipan nii..
    Thanks a lot for the info๐Ÿ™‚

     
  2. arsiparis kemlu

    September 18, 2012 at 12:42 pm

    semoga bisa menjadikan pembelajaran untuk kemajuan arsiparis dimanapun berada

     
    • gerakansadararsip

      September 18, 2012 at 12:49 pm

      aamiin.. mohon saran&kritik yg mmbangun dri rekan2 praktisi.

       

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

 
%d blogger menyukai ini: