RSS

Arsip Perguruan Tinggi sebagai Laboratorium dan Pusat Kajian Ilmu Kearsipan

19 Jul

Arsip merupakan media perekam sejarah, baik sejarah perorangan maupun institusional. Arsip menjadi suatu bukti yang diakui tentang kebenaran suatu peristiwa maupun kegiatan. Arsip sering diidentikkan dengan setumpuk kertas di meja perkantoran, baik milik swasta maupun pemerintah. Tidak jarang yang menyamakan arsip dengan kertas-kertas bekas yang siap dihancurkan atau dijual. Pendapat tersebut tidak sepenuhnya salah. Definisi arsip yang diidentikkan dengan kumpulan kertas mengacu pada Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971, yang menyatakan arsip adalah:

a. naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan;

b. naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta dan/atau peorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Seiring dengan perkembangan teknologi yang semakin canggih, media perekam sejarah pun turut berkembang. Peristiwa maupun kegiatan tidak lagi direkam dalam media konvensional. Istilah arsip tidak lagi merujuk pada kumpulan kertas, tetapi dapat berupa kepingan CD (compact disc), surat elektronik atau e-mail, dan dokumen-dokumen hasil komputerisasi lainnya. Arsip yang mengalami perkembangan bentuk ini kemudian disahkan dalam undang-undang nomor 43 tahun 2009 yang menyebutkan arsip sebagai:

rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaa kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip, yang meliputi pengelolaan arsip, pembinaan bidang kearsipan, penentuan kebijakan bidang kearsipan, penyelenggaraan sarana dan prasarana kearsipan. Namun pada kenyataannya, kearsipan hanya dilihat sebagai pengelolaan arsip dengan segala dinamikanya.

Kearsipan diakui menjadi salah satu kegiatan penunjang yang berperan penting bagi produktivitas suatu organisasi. Dunia perkantoran kemudian mengidentikkan kearsipan dengan administrasi, meski ada beberapa hal yang membedakan dua bidang tersebut. Arsip ada karena adanya kegiatan organisasi yang merupakan wujud nyata dari tugas pokok dan fungsi organisasi. Segala organisasi yang memiliki tugas pokok dan fungsi yang terwujud dalam berbagai aktivitasnya pastilah menghasilkan arsip, serta menyelenggarakan kearsipan. Oleh karena itu, arsip dan kearsipan tidak hanya ada di lingkungan dinas dan perusahaan, tetapi juga menjangkau lingkungan pendidikan, yang salah satunya adalah perguruan tinggi.

Jika kita membaca sejarah perkembangan pendidikan Indonesia, perguruan tinggi merupakan salah satu program pendidikan dari Politi Etis Belanda. Istila perguruan tinggi kemudian menjadi cikal bakal dari universitas dan fakultas di tiga kota besar, Jakarta, Bandung dan Surabaya.

Perguruan tinggi menjadi suatu wadah untuk mencetak generasi unggul yang kelak akan berjuang memajukan bangsa dan negaranya. Organisasi pendidikan ini pun menjadi sarana pengembangan berbagai lintas diplin keilmuan antar negara selama beraba-abad. Fokus utama kegiatan perguruan tingi meliputi bidang pendidikan atau akademik, bidang penelitian dan pengabdian masyarakat, sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi. Peran arsip dalam perguruan tinggi, umumnya terlihat pada bidang penelitian. Arsip menjadi referensi utama untuk merujuk kebenaran suatu peristiwa, membantu penulisan sejarah, serta layanan dalam proses penelitian.

Perguruan tinggi sebagai suatu organisasi yang memiliki tugas pokok dan fungsi dalam kegiatan-kegiatannya, juga menghasilkan arsip. Keberadaan arsip di lingkungan perguruan tinggi tidak hanya di bidang penelitian, tetapi juga di bidang administrasi organisasi perguruan tinggi. Oleh karena peran arsip yang vital bagi perkembangan perguruan tinggi, pemerintah mengamanatkan pembentukan suatu lembaga kearsipan untuk perguruan tinggi atau arsip perguruan tinggi, seperti yang tercantum dalam undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 27 ayat 1. Kewajiban perguruan tinggi untuk membentuk arsip perguruan tinggi secara tegas tersurat dalam pasal 27 ayat 2, “Perguruan tinggi negeri wajib membentuk arsip perguruan tinggi”.

Menurut Maher J. William, arsip perguruan tinggi yang kemudian dikenal dengan istilah arsip universitas, didefinisikan menurut pernyataannya berikut ini:

“A college or university archives is a program consisting of policy, personel, holdings, and facilities stuctured to preserve and make accessible the documentary heritage of an institution of higher education”. (Sebuah arsip universitas adalah suatu program yang terdiri dari kebijakan, sumber daya manusia, kedudukan dan prasarana terstruktur untuk melindungi dan membuat jalan masuk ke dokumen terlindung dari suatu institusi perguruan tinggi).

Arsip perguruan tinggi menjadi salah satu program dari suatu institusi pendidikan di bidang kearsipan yang komprehensif karena tidak hanya menekankan pada aspek pengelolaan arsip saja, tetapi juga terkait dengan kebijakan kearsipan perguruan tinggi, manajemen sumber daya manusia atau arsiparis dan petugas kearsipan hingga sarana da prasarana kegiatan kearsipan. Dengan demikian, keberadaan arsip perguruan tinggi tidak hanya melindungi dokumen-dokumen atau arsip milik suatu perguruan tinggi, tetapi juga mengatur jalan masuk atau prosedur-prosedur untuk mengakses arsip tersebut.

Di Indonesia, arsip perguruan tinggi memiliki ruang lingkup tugas dan kewajiban mengelola arsip statis atau arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan dan pengembangan ilmu pengetahuan dan arsip vital milik institusi perguruan tinggi  dan civitas akademika, serta pembinaan kearsipan di lingkungan institusi perguruan tinggi, juga pengelolaan arsip inaktif milik satuan-satuan kerja. Dengan demikian, arsip perguruan tinggi memiliki dua fungsi, pertama, sebagai unit kearsipan dari institusi perguruan tinggi (mengelola arsip dinamis inaktif), dan kedua, sebagai lembaga kearsipan (mengelola arsip vital dan khasanah arsip, serta pembinaan kearsipan).

Adapun peran arsip perguruan tinggi dapat diperinci sebagai berikut:

1. penjamin ketersediaan arsip yang autentik dan utuh yang dihasilkan dari pelaksanaan berbagai kegiatan dan transaksi organisasi

2. mengelola arsip menjadi sumber informasi institusi yang terpercaya dalam upaya memberikan pelayanan publik

3. penggerak tertib administrasi, transparansi dan akuntabilitas manajemen perguruan tinggi

4. pemelihara dan penyedia memori kolektif perguruan tinggi yang merupakan sumber karya intelektual bangsa.

Tantangan dan hambatan selalu menyertai pelaksanaan peran-peran tersebut. Pemahaman akan pentingnya arsip di lingkungan perguruan tinggi masih terbilang rendah. Pembentukan program studi kearsipan atau manajemen informasi dan dokumentasi di beberapa perguruan tinggi, yang mempelajari berbagai hal terkait ilmu kearsipan secara akademik, juga belum mampu menjawab permasalahan. Hal ini disebabkan kurangnya sinergisitas anta elemen di lingkungan perguruan tinggi, antara penyelenggara pendidikan kearsipan dengan lembaga kearsipan di perguruan tinggi. Para akademisi, terutama pengajar non-praktisi dan mahasiswa, dengan para praktisi belum mampu menyeimbangkan teori keilmuan dengan praktik di lapangan, padahal ilmu kearsipan merupakan salah satu bidang ilmu terapan. Para akademisi hanya terfokus pada pengembangan bidang kearsipan non-pendidikan, seperti di lingkungan pemerintah dan perusahaan sehingga perkembangan arsip perguruan tinggi tidak berjalan maksimal.

Selama ini lembaga kearsipan, terutama arsip perguruan tinggi, hanya dimaksimalkan fungsinya sebagai lembaga yang memberikan pelayanan eksternal, yaitu kepada pihak-pihak yang membutuhkan arsip sebagai sumber informasi maupun bahan kebuktian. Arsip perguruan tinggi belum mampu memaksimalkan peran akademisi kearsipan dalam menghadapi tantangan di dunia kearsipan sehingga kebijakan-kebijakan terkait bidang kearsipan jarang dihasilkan oleh para akademisinya. Dalam penerapannya pun tidak jarang para alumni program studi kearsipan menanggalkan prinsip-prinsip ilmu kearsipan yang telah dipelajari di bangku perkuliahan. Perbedaan antara teori dengan praktik di lapangan pada akhirnya menjadi salah satu alasan yang snagat umum dikemukakan.

Kesenjangan yang sangat tinggi antara teori dengan praktik di lapangan sebenarnya dapat dicegah dalam penyampaian teori-teori kearsipan, terutama di bangku perkuliahan. Penyampaian teori keilmuan harus dapat diimbangi dengan berbagai fakta yang terjadi di lapangan, baik pada masa lalu maupun masa sekarang. Pada hakikatnya, ilmu kearsipan merupakan salah satu bidang ilmu terapan yang notabene lebih didominasi praktikum. Arsip perguruan tinggi seharusnya mampu menangkap fenomena tersebut. Akan sangat bijaksana dan bermanfaat jika mahasiswa kearsipan dibekali dengan berbagai praktikum yang diselenggarakan oleh lembaga kearsipan perguruan tinggi sebelum benar-benar terjun di masyarakat, dalam hal ini, masyarakat kearsipan di luar perguruan tinggi.

Arsip perguruan tinggi sebagai laboratorium sekaligus pusat kajian ilmu kearsipan menjadi jawaban atas kesenjangan yang terjadi. Sebagaimana layaknya suatu laboratorium di ranah ilmu-ilmu eksakta, laboratorium kearsipan diharapkan mampu mengenalkan berbagai instrumen dalam mengelola arsip, baik arsip dinamis maupun arsip statis dengan berbagai bentuk fisiknya, secara nyata kepada mahasiswa. Selain itu, laboratorium kearsipan juga berfungsi sebagai sarana praktikum pengelolaan arsip.

Selama ini, praktikum kearsipan hanya menjangkau beberapa lini ilmu kearsipan sehingga masing-masing lini seolah berdiri sendiri, misalnya praktikum pengelolaan arsip dinamis inaktif tidak disertai dengan pengelolaan arsip statisnya. Hal ini menyebabkan mahasiswa dibekali pengelolaan arsip hanya sampai pada masa inaktif. Sinergisitas antar sub ilmu kearsipan akan dirasakan ketika menangani arsip yang sesungguhnya. Hal ini yang pada akhirnya menjadi pemicu lain dari kesenjangan antara teori dengan keadaan di lapangan. Dengan berfungsinya arsip perguruan tinggi sebagai laboratorium kearsipan, praktikum pengelolaan arsip yang sesuai dengan siklus hidup arsip dapat diselenggarakan secara maksimal dan tidak parsial.

Sarana dalam pengelolaan arsip sama pentingnya dengan berbagai metode pengelolaannya. Oleh karena itu, pengenalan dan pemahaman pada berbagai instrumen secara nyata dalam pengelolaan kearsipan akan memudahkan para akademisi untuk berinovasi membuat instrumen pengelolaan kearsipan yang sesuai dengan tuntutan zaman. Jadi, mahasisa tidak hanya mengetahui instrumen pengelolaan arsip dari gambar-gambar yang ada pada buku teks, tanpa melihat wujud nyata insturmen tersebut. Dengan demikian, instrumen pengelolaan kearsipan dihaapkan lebih berfungsi maksimal karena ditangani oleh para ahli kearsipan.

Hal yang perlu diperhatikan dalam pengelolaan arsip adalah pada tahap pelayanan jasa kearsipan. Arsiparis maupun petugas kearsipan dituntut untuk mampu melayani pengguna arsip, mulai dari penelusuran hingga penggunaannya. Oleh karena itu, arsiparis maupun petugas kearsipan tidak hanya mengandalkan ilmu pengelolaan arsip, tetapi harus dibekali pula dengan ilmu-ilmu penunjangnya, seperti manajemen pelayanan dan bahasa asing. Kegiatan yang melibatkan mahasiswa sebagai pengelola kearsipan umumnya disiasati dengan penyelenggaraan magang di lembaga arsip perguruan tinggi. Kegiatan magang, dalam istilah William J. Maher disebut Student as Staff, pada dasarnya bermanfaat untuk melatih mahasiswa agar terbiasa melaksanakan manajemen kearsipan di lingkungan perguruan tinggi dengan baik dan benar. Namun, perlu diingat, bahwa tidak setiap waktu lembaga arsip perguruan tinggi menyelenggarakan magang bagi para mahasiswa Kegiatan magang lebih cocok diikuti oleh mahasiswa yang telah berada di tahun terakhir perkuliahan atau bagi para alumni perguruan tinggi. Dalam kegiatan magang, tidak jarang peserta magang diminta untuk mengelola arsip statis yang pada umumnya sudah banyak yang rapuh.Apabila peserta magang belum dibekali ilmu dan pemahaman dalam pengelolaan arsip statis, tentu resiko terjadinya kerusakan yang lebih fatal pada arsip menjadi semakin tinggi. Bagi mahasiswa yang masih menempuh masa studi di tahun-tahun awal, akan lebih efektif dan efisien jika memaksimalkan arsip perguruan tinggi sebagai laboratorium praktik pengenalan dan pemahaman pengelolaan kearsipan.

Ilmu kearsipa, yang pada dasarnya merupakan cabang ilmu terapan, dapat dikaji lebih mendalam secara teori. Arsip perguruan tinggi sebagai pusat kajian ilmu kearsipan menjadi sarana untuk saling berdiskusi, menelaah isu-isu terkini dunia kearsipan, baik di Indonesia maupun internasional. Kebijakan-kebijakan yang mendasari praktik pengelolaan kearsipan akan terbangun di pusat kajian ini. Selama ini, kebijakan bidang kearsipan tidak banyak dipahami oleh para praktisi di lapangan. Adanya pusat kajian kearsipan membantu para praktisi untuk ikut serta dalam membentuk kebijakan maupun cara pandang yang terarah karena merekalah yang memahami kondisi di lapangan dengan baik. Teori-teori kearsipan yang baru dapat pula dihasilkan di pusat kajian ini.

Keberadaan fungsi laboratorium dan pusat kajian ilmu kearsipan pada arsip perguruan tinggi tidak dapat dipisahkan. Hal itu disebabkan adanya keterkaitan antara dua fungsi tersebut sehingga diharapkan kesenjangan antara teori dengan praktik dapat diminimalisasi.

Daftar Pustaka

Machmoed effendhie, Makalah Seminar Nasional Kearsipan: Pengembangan Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi (College and University Archives) tanggal 10 Desember 2009 di University Club UGM, Yogyakarta

Maher, J.William, The management of College and University Archives, 1992, USA: SAA&The Scarecrow Press Inc.

Undang-undang nomor 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan

Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan

http://arsip.ugm.ac.id/buletindetil.php?id=43

http://data6.blog.de/media/314/4470314_2bbfc4d157_d.pdf

Sumber tulisan: Buletin Khazanah Arsip Universitas Gadjah Mada vol.3 no.3, November 2010

 
Tinggalkan komentar

Ditulis oleh pada Juli 19, 2012 in Karya Tulis

 

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

 
%d blogger menyukai ini: