RSS

Rekam Medis dalam Tinjauan Ilmu Kearsipan

1. Rekam medis umumnya dikenal di ranah kesehatan #rekarsip

2. Rekam medis menjadi semacam panduan sxgus rekam bukti pelayanan kshatan yg dlakukn tnga medis kpda masyrakt #rekarsip

3. Namun bukan tidak mungkin rekam medis juga dikenal di ranah humaniora #rekarsip

4. Jika diteliti secara aspek dokumentasi, rekam medis dapat dikategorikn sebagai arsip #rekarsip

5. Sejenak kita perhatikan definisi aspek sesuai UU Kearsipan No.43 Tahun 2009:”Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.” #rekarsip

6.Rekam medis dikategorikan sebagai arsip karena ia merupkan rekaman kegiatan pemberian layanan kesehatan dari tenaga medis baik di rumah sakit maupun sarana layanan ksehatan lainnya. #rekarsip

7. Meski tidak secara tersurat disebutkan perihal bidang kesehatan maupun sarana layanan kesehatan, namun kegiatan layanan medis merupakan salah satu bentuk tanggung jawab negara dalam menjamin hak hidup rakyatnya.#rekarsip

8. Rekam medis juga memiliki nilai guna sebagaimana arsip yang umum diketahui, yaitu nilai guna primer dan sekunder. #rekarsip

9. Nilai guna primer antara lain: Administrasi (prasyarat tertib administrasi sentra layanan kesehatan), legalitas (bukti hukum), finansial (pengurusan pembiayaan layanan kesehatan), edukasi (penelitian&pendidikan bidang kedokteran)#rekarsip

10. Nilai guna sekunder antara lain: sejarah dan pendokumentasian.#rekarsip

11. Secara prinsip, penataan hingga pemusnahan arsip rekam medis tdk bgtu jauh brbeda dg arsip konvensional lainny.#rekarsip

12. Namun,hal yang patut diperhatikn adl pd penciptaan dan pnggunaan arsip rekam medis.#rekarsip

13.Arsip rekam medis termasuk dalam case file (meminjam istilah General Services Administration,National Archives and Records Service dalam salah satu bukunya “Case Filing”).#rekarsip

14.Case file didefinisikan sebagai sebuah folder atau unit file yang memuat materi terkait suatu tindakan, transaksi,peristiwa,personal, tempat, proyek atau subjek lain yang spesifik.#rekarsip

15.Oleh karena sifatnya yang spesifik, maka dituntut adanya standarisasi dalam mengelola case file, termasuk di dalamnya adalah arsip rekam medis. #rekarsip

16.Dalam buku yang sama disebutkan ada 5 aspek yg prlu diperhatikn dlm standarisasi case file, yaitu: 1.Standarisasi isi, yaitu perihal kode-kode tertentu yang digunakan dalam pengisian rekam medis, cara pengisian rekam medis. Pada penciptaan atau pencatatan arsip rekam medis, perlu diperhatikn aturan bahwa jika terjadi kesalahan pengisian rekam medis manual/konvensinal,maka tidak boleh dihapus dengan cara apapun, tetapi cukup dicoret dan ditanda tangani oleh tenaga medis yang mengisi rekam medis;2. Standarisasi folder atau media simpan;3. standarisasi identifikasi dokumen, yaitu terkait kode pemberkasan sehingga arsip mudah ditemukan kembali;4. Standarisasi metode penataan, apakah menggunakan penataan secara alphabetik atau numerik;5. Standarisasi perencanaan disposisi.#rekarsip

17. Titik tekan paling penting dlm bidang kearsipan bagi rekam medis, yaitu pemberkasan atau penyimpanan dan pemusnahan.#rekarsip

18. Dalam pemberkasan arsip, hal-hal yang perlu diperhatikan adalah metode penyimpanan, media penyimpanan, kode penyimpanan.#rekarsip

19. Metode penyimpanan dalam rekam medis lebih dikenal dalam 2 bentuk, yaitu sentralisasi dan desentralisasi.#rekarsip

20. Seblm arsip rekam medis disimpan, perhatikan lebih dulu apakah rekam medis telah terisi dengan baik dan benar sesuai prosedur.#rekarsip

21. Pmilihan metode pnyimpanan bergantung pada beberapa hal: a.Jenis dan ukuran arsip rekam medis sehingga tidak menimbulkan kerusakan fisik maupun informasi;b. Kekuatan finansial sarana layanan kesehatan dalam menyediakan media simpan;c. Ketahanan media simpan serangan perusak, baik kimiawi, biologis hingga perusakan oleh manusia.#rekarsip

22. Kode penyimpanan atau pemberkasan yang digunakan dalam penataan arsip rekam medis adalah sistem numerik dan sistem penamaan (alphabetik), bahkn ada yg gabungan.#rekarsip

23. Kode penyimpanan dibuat untuk memudahkan dalam temu balik arsip rekam medis pada saat akan digunakan sehingga lebih cepat dan tepat ditemukan

24.Rekam medis, terutama rekam medis konvensional atau berbasis kertas, tidak selamanya disimpan.#rekarsip

25. Seperti pada arsip-arsip yang memiliki retensi atau jangka simpan tertentu, rekam medis tetap mengalami proses pemusnahan.#rekarsip

26. Inilah yang seringkali luput dari perhatian pengguna jika diketahui rekam medis tidak ditemukan.#rekarsip

27. Selain kemungkinan penataan yang tidak sesuai prosedur, perusakan, dapat juga karena rekam medis yang diduga hilang tersebut telah dimusnahkan.#rekarsip

28. Jika rekam medis dimusnahkan, bagaimana tenaga medis mengambil tindakan apabila si pasien kembali berobat?#rekarsip

29. Beberapa kasus malpraktek dokter yang masih ditemui di masyarakat menjadi kekhawatiran tersendiri, dan tidak jarang mengacu pada pengabaian arsip rekam medis sebagai panduan dalam mendiagnosis pasien.#rekarsip

30. Perlu diketahui bersama bahwa arsip rekam medis memang memiliki jangka waktu simpan kcuali jk ditentukn prmanen saat pnilaian.#rekarsip

31. Berikut jenis rekam medis beserta retensinya:

retensi rekmed

32. Rekam medis dapat dinilai abadi jika berkaitan dengan kasus kriminal atau penyakit tertentu.#rekarsip

33. Pengaturan tentang pemusnahan dan retensi rekam medis telah diatur dalam permenkes no.269/2008: Dalam bab IV Pasal 8 ayat (1) tertulis “Rekam medis pasien rawat inap di rumah sakit wajib disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 5 (lima) tahun dari tanggal terakhir pasien berobat atau dipulangkan”. Kemudian pada ayat (2) tertulis “Setelah batas waktu 5 (lima) tahun sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilampaui, rekam medis dapat dimusnahkan, kecuali ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik”.#rekarsip

34. Dalam bab IV pasal 9 untuk instansi pelayanan kesehatannya non rumah sakit. Karena setelah lebih dari 2 tahun, berkas rekam medis yang tersimpan di instansi pelayanan kesehatan non rumah sakit ini dapat dimusnahkan.#rekarsip

35. Tentu dalam prosedur pemusnahan dibuat berita acara pemusnahan dan daftar lampiran arsip apa saja yang dimusnahkan sebagai alat bukti jika si pasien ingin mengetahui kondisi rekam medisnya.#rekarsip

36. Semoga yang sedikit ini mampu memberikan manfaat bagi masyarakat luas tentang rekam medis dan posisinya dlm bidang kearsipan.#rekarsip

37. Apabila ada kesalahan, kekeliruan dan/atau tambahan yg diperlukan, kami persilakan utk direspon..trma ksh.#rekarsip

 
Tinggalkan komentar

Posted by pada Januari 12, 2013 in Kultwit

 

Arsip dalam UU KIP: Apa Adanya atau Ada Apanya?

1. Sbag.dr qt sdh bnyk mngenal istilh era ktrbukaan informasi dnk.. #Oralit1

2. Dimanapun&kpnpun, qt dpt dg mudhny mngakses bragam informasi. dr yg brkualits smpe yg ‘esek2′ #Oralit1

3. Tp bnrkah kterbukaan informs ditafsrkn dg bnr2 bebs tnp btas mngakses informs drimanapun? #Oralit1

4. Aplg bg sbag.qt, biasany lmbaga2 pmrinth bs jd bulan2an bwt ngbongkar informs yg trcipta di dlmny #Oralit1

5. Yuk sjnak qt umpamakn lmbaga pmrinth it diri qt sndiri, scr fisik&mental #Oralit1

6. Kl da org ln yg ingn mncri profil pribd qt scr lgkp, qt akn mresponny dg mliht sp dy&apa kprluanny khn.. #Oralit1

7. Bhkn mski it hal2 yg brsift forml pun, qt msh mmbuat bbrpa prstujuan agr tdk dislhgunakn, utamany bg pihk yg blum qt knal btul #Oralit1

8. Nah, spti itulh cra krja lmbaga pmrinth&klompk sosial manapn dlm mrespon prmintaan informs ttg mrka, pa lg klo brsift vital #Oralit1

9. Sbag.bsar infrms ttg lmbaga&aktvitsny terekam dlm arsip #Oralit1

10. Maka, qt prlu pahami dlu apa it arsip&kduduknny dlm UU KIP agr tdk asl protes ktka st lmbga mlarang qt mngakses st infrmsny #Oralit1

11. Scra keilmuan, #arsip trbg mjdi 2, mnurt siftny. #Oralit1

12. #arsipdinamis, prinsipny trtutup krna memng msh digunakn dlm aktvts yg sdg brjln #Oralit1

13. #arsipstatis pd dasany brsift trbuka&mmiliki nilai ilmu pngetahuan, kcuali yg dtntukn trtutup #Oralit1

14. Jk #arsipdinamis dipksa utk trbuka, khawtrny jd ngganggu kegiatn yg trhubng dg arsip dnmis it #Oralit1

15. Misalkn, qt sdg mnjalnkn pnlitian, tiba2 surt pngantr pnlitian it hilang. lha, rempong khn ngurusny lg.. #Oralit1

16. Dlm bbrpa hal, #arsipdinamis blh sj diakses tp tdk bs dbwa kluar lmbga&hrs bnr2 jls tjuan aksesny.. #Oralit1

17. #arsipstatis yg brprinsip trbuka pun dlm bbrp hal jg hrs ttp diprthankn ktrtu2pnny #Oralit1

18. Slain utk mnjga kselamtn orgnisasi pncipta arsip&fisk arsipny, jg mnjga informs yg trekm didlmny #Oralit1

19. Mski akses infrms smkin trbuka&dilegalkn mllui UU KIP, tp ada bbrpa infrmsi yg dikcualikn&dibtasi bgdd aksesny #Oralit1

20. Infrmsi yg trmask trtu2p mnurt UU KIP&UU Kearsipan antr lain #Oralit1

21. Prtma, infrms yg jk diakss dpt mnghambt proses pnegakan hkum #Oralit1

22. Kdua, infrms yg jk diakss dpt mnggangg kpntingan prlindungn HAKI&prsaingn ush yg tdk sehat #Oralit1

23. Ktiga, infrms yg jk diakss dpt mmbahaykn keamanan&prtahanan negara #Oralit1

24. Keempt, infrms yg jk diakss dpt mngungkpkan kkayaan alam indonesia #Oralit1

25. Klima, infrms yg jk diakss dpt mrugikn ktahanan ekonomi nasional #Oralit1

26. Keenm, infrms yg jk diakss dpt mrugikn kpentingn hub.luar negri #Oralit1

27. Ktujh, infrms yg dpt mngungkpkn isi akta otentk yg brsift pribd&wasiat #Oralit1

28. Kdelapn, infrms yg brsift rhasia pribd #Oralit1

29. Trakhr, brbntuk memorandum/surt2 antr&intra bdan publik, dll yg dittpkn brdsrkn UU #Oralit1

30. Dlm istlh kearspn, infrms yg tdk dpt diakss dg mudh disbut #arsiprahasia #Oralit1

31. Dg dmkian, wajr kirany jk bdan publik bnr2 mmbatasi akses infrmsi tsb krna kwajibn it sudh trcantum dlm UU, utamny UU Kearsipan #Oralit1

32. Bnrlah ungkapan bhwa arsip adl darah organisasi #Oralit1

33. Jk qt hndak mndonor/mntransfr darah, jg prlu diprhatikn kcocokn ats kbutuhn&kpentingn trntu, bukn? #Oralit1

34. Klo asal ndonor, akibt fatal bs mnyerang tubuh&fungsi vitalny #Oralit1

35. Bgtu jg dg arsip. Jk dibrikn kpd yg tdk brwenang bhkn smpe disalhgunakn, akibtny tdk hny dpncipta arsip, tp jg smpe negara #Oralit1

36. Akss infrms, trutm dlm arsip bukn akss trbuka yg apa adany. tp prlu mmprhatikn bnyak aspek&kpentingan #Oralit1

37. Spints mmng trkesan rempong ala birokrsi. tp sbg WN yg baik, qt tdk mw khn ngra qt drongrong mllui arsip2ny? #Oralit1

 
Tinggalkan komentar

Posted by pada November 14, 2012 in Kultwit

 

Melihat Arsiparis dalam Profesi dan Kode Etik

Jika profesi kita maknai sama dengan pekerjaan, maka tidak akan ada bedanya kerja antara seorang dokter, pustakawan, wartawan, guru, dosen dan bentuk-bentuk profesi lainnya. Salah kaprah ini kemudian menjalar hingga ke masalah yang cukup sensitif, yaitu persoalan zakat dalam agama Islam, yaitu penamaan zakat profesi. Meskipun demikian, kedua istilah sedikit banyak saling bersinggungan bahkan acapkali sebuah profesi merupakan salah satu jenis pekerjaan. Namun pada kesempatan kali ini, penulis akan sedikit memberikan ulasan tentang perbedaan antara profesi dengan pekerjaan sekaligus melihat posisi arsiparis dalam ranah profesi beserta kode etiknya.

Perbedaan antara istilah pekerjaan dengan profesi, menurut Tri Maryanto (arsiparis Badan Arsip dan Perpustakaan Jawa Tengah), dalam salah satu materi tentang “Etika Profesi Arsiparis” disebutkan bahwa sebuah profesi menuntut keahlian khusus yang didapatkan melalui pendidikan formal maupun pelatihan-pelatihan khusus. Maknanya yaitu pekerjaan tersebut memerlukan dasar-dasar teori yang sistematis untuk dapat dipraktekkan. Jadi ada keterkaitan antara teori dengan praktek. Maka, dapat kita simpulkan sementara bahwa tidak semua pekerjaan dapat digolongkan sebagai profesi karena tidak semua pekerjaan tersebut memiliki dasar-dasar teori yang sistematis. Selanjutnya dijelaskan beberapa ciri-ciri suatu profesi, antara lain:

1. Pengetahuan, keahlian dan ketrampilan yang dimiliki diperoleh karena pendidikan, pelatihan dan pengalaman kerja yang panjang, intensif dan menantang;

2. Ada kaidah dan standar moral tinggi dalam setiap aktivitas yang dilakukan profesi, yang diwujudkan dalam kode etik profesi;

3. Mengedepankan pengabdian kepada masyarakat;

4. Izin khusus dalam menjalankan profesinya, atau bisa juga melalui uji sertifikasi;

5. Memiliki organisasi profesi.

Jika kita melihat ciri-ciri dari suatu profesi tersebut, maka dapat dipastikan profesi bertindak tidak hanya melandaskan diri pada prinsip-prinsip keilmuan atau intelektualitasnya, tetapi juga didasari pada kebijakan moral, yaitu melalui kode etik. Melalui kode etik, individu dalam profesi tidak dapat bertindak sekehendak hati sehingga dapat menimbulkan kerugian, baik bagi profesinya maupun masyarakat luas. Kode etik merupakan sekumpulan kaidah, norma tentang tindakan apa yang baik dan buruk, sikap yang wajib dan sikap yang harus dihindari oleh suatu profesi. Kode etik tidak hanya wajib diketahui oleh pemilik profesi, tetapi juga masyarakat luas agar terjadi check and balance serta kesepahaman atas tindakan-tindakan yang dilakukan oleh suatu profesi. Selain itu, dengan didasari etika, diharapkan suatu profesi dapat bertindak secara profesional.

Bagaimana ciri-ciri seorang pegawai, terutama pegawai administrasi, yang profesional?

a. Efisien dalam mengelola pekerjaan, tegas dalam menetapkan sikap, dan memiliki skala prioritas yang dipatuhi;

b. memahami pemakaian software yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan tempat kerja;

c. memahami prosedur dan proses komunikasi tertulis, seperti membuat surat, memproses surat masuk dan keluar, serta menyiapkan laporan;

d. memahami konsep prosedur peralatan dan perlengkapan kerja, online database dan penggunaan beragam multimedia;

e. memahami prosedur dan tata kerja untuk dapat berdiplomasi dengan sesama karyawan maupun pelanggan, baik secara langsung (tatap muka) maupun tidak langsung;

f. mengoptimalkan penggunaan otomasi kantor

g. memanfaatkan dengan baik sumber data yang kredibel, untuk menggali informasi yang dibutuhkan dalam pekerjaan perkantoran;

h. memahami manajemen jasa pelayanan dengan baik;

i. mengetahui pentingnya job campaign dan cara mengumumkannya;

j. menyadari akan adanya peluang karir dan mobilitas pekerjaan dalam kantor;

k. membuka diri dalam pengetahuan dan keterampilan yang baru sesuai kondisi zaman.

Salah satu jenis profesi (jika saat ini pekerjaan tersebut sudah dapat dikatakan sebagai profesi) yang berada dalam lingkup administrasi adalah arsiparis. Jika kita sejenak merenungi teori tentang etika dan kaitannya dengan suatu profesi, sudahkah para arsiparis kita berada dalam jangkauan sebuah profesi dan memiliki kode etik yang mantap?

Kondisi Singkat Arsiparis

Dalam undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan, disebutkan bahwa arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan. Pengertian ini berbeda dengan pandangan sebelumnya bahwa arsiparis haruslah seorang pegawai negeri sipil (PNS). Namun peraturan yang memiliki ketegasan dalam mengatur sumber daya manusia kearsipan adalah Permenpan RI nomor PER/3/M.PAN/3/2009 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka Kreditnya. Dalam peraturan tersebut pun hanya berlaku untuk arsiparis yang berada di lingkungan PNS. Hal ini pun terlihat senada dengan beberapa tulisan yang beredar yang meneliti tentang arsiparis yang berada dalam lingkungan PNS, meski masih ditemukan sedikit tulisan yang mengangkat tema arsiparis di luar PNS.

Menurut Herman Setyawan, salah satu arsiparis di Arsip Universitas Gadjah Mada, menyebutkan beberapa pandangan masyarakat Indonesia tentang profesi arsiparis. Profesi arsiparis, bagi sebagian masyarakat, memiliki kesan membosankan, melelahkan, menakutkan serta memiliki pendapatan dan penghargaan yang tidak sebanding dengan tanggung jawab arsiparis. Sebagian lagi mengasumsikan bahwa profesi arsiparis sangat rumit dan terpetak menjadi beberapa jenjang. Dalam hal ini mengacu pada arsiparis yang disebutkan dalam Kepmenpan. Namun, tidak sedikit pula yang merasa senang dan menjadi tertantang dengan profesi arsiparis. Profesi arsiparis di Indonesia dapat dikatakan unik jika dibandingkan dengan negara-negara yang menjadi kiblat kearsipan, seperti Belanda, Kanada dan Australia. Jika di tiga negara tersebut arsiparis dibedakan berdasarkan sifat dan bentuk arsipnya, yaitu Records Manager (untuk arsip dinamis) dan Archivist (untuk arsip dinamis), maka arsiparis di Indonesia merupakan gabungan dari kedua profesi tersebut.

Penggabungan dua jenis profesi tersebut memang terkesan cukup memberatkan bagi individu yang menyandang profesi sebagai arsiparis. Apalagi jika kita melihat tugas dan jenjang profesi arsiparis birokrat yang seperti “kue lapis” bisa jadi akan sangat kesulitan untuk disesuaikan dengan kondisi di luar birokrat. Penulis pernah membedah tentang sumber daya manusia kearsipan dalam Tugas Akhir D3 yang mencoba untuk meringkas jenjang-jenjang tersebut dan dipadankan dengan jenjang arsiparis Merry F. Robek, yaitu:


Penyesuaian tersebut tentu saja disesuaikan dengan tugas arsiparis dan kebutuhan di masing-masing instansi non-PNS sehingga tidak menyulitkan dalam hal pengadaan arsiparis atau pengelola arsip yang profesional. Penelitian yang dilakukan penulis dan kawan-kawan tentu masih perlu pendalaman lebih jauh sehingga dapat diterapkan secara lebih meluas. Namun demikian, yang dapat kita ambil dari penyesuaian teori tentang arsiparis dengan perundang-undangan kearsipan di Indonesia adalah bukan sesuatu yang tidak mungkin sepanjang prinsip-prinsipnya tetap dipegang teguh.

Selain permasalahan tersebut, hal yang menjadi masalah klasik dalam profesi arsiparis yaitu pemahaman bahwa pengelolaan arsip itu dapat dipelajari siapapun, bahkan orang-orang yang lulus SMA pun dapat menjadi pengelola arsip asal terus dilatih dan jam terbang praktek yang tinggi. Benarkah sesederhana itu?Jika kita menilik peran kearsipan dan dinamika dunia kearsipan, baik dalam kacamata akademisi maupun praktisi, maka pemahaman bahwa arsiparis tidak harus menempuh pendidikan tinggi, agaknya perlu dikoreksi. Dalam kacamata akademisi, pengelolaan arsip memang terdapat beberapa tingkat kesulitan yang pada akhirnya menghasilkan variasi pengelolaan sesuai dengan kebutuhan pencipta arsip. Salah satu kesulitan yang menjadi momok dalam dunia kearsipan adalah dalam hal penilaian arsip dalam rangka penyusutan. Penilaian arsip ini tidak hanya melihat satu aspek (yaitu kearsipan) saja, tetapi juga dampak-dampak yang ditimbulkan manakala terjadi permasalahan di kemudian hari. Selain permasalahan pengelolaan, juga permasalahan dalam hal pencitraan arsip, baik melalui pelayanan maupun pameran, yang intinya adalah manajemen komunikasi dan diplomasi yang baik. Tentu saja, kemampuan manajerial tersebut belum dapat dipahami secara mendalam jika kapasitas pendidikan dan profesionalitas arsiparis tidak memadai. Apalagi jika instansi arsiparis tidak selalu mengupgrade arsiparisnya untuk mengikuti berbagai bentuk diklat atau seminar. Interaksi terhadap pengguna juga menjadi salah satu ciri tersirat dari sebuah profesi sehingga muncul sebuah kode etik yang memuat batasan-batasan dalam bertindak.

Arsiparis dan Kode Etik

Dalam ciri-ciri suatu profesi disebutkan adanya kaidah dan standar moral tinggi bagi suatu profesi. Kaidah dan standar moral tersebut mewujud dalam sebuah kode etik. Kode etik adalah norma atau azas yang diterima oleh suatu kelompok tertentu sebagai landasan tingkah laku sehari-hari di masyarakat maupun di tempat kerja. Kode etik suatu profesi dibuat dan disepakati dalam suatu wadah organisasi profesi. Organisasi profesi yang menaungi arsiparis, yaitu Asosiasi Arsiparis Indonesia (AAI). Pada mulanya, organisasi profesi kearsipan pertama yang adalah AAI (Asosiasi Arsiapris Indonesia) yang dibentuk pada tahun 1998. Tetapi dalam pekembangannya tidak didapati keaktifan dan dinamika dalam AAI sehingga dianggap mati suri. Kemudian, pada tahun 2004, dibentuklah APKI (Asosiasi Profesi Kearsipan Indonesia). Ada salah satu alasan menarik yang menjadi latar mengapa tidak disebut arsiparis, tetapi profesi kearsipan, yaitu karena tidak semua orang yang berprofesi di bidang kearsipan tertarik dengan istilah arsiparis. Hal ini menjadi logis manakala saat itu belum direvisinya undang-undang kearsipan yang didalamnya menyebutkan bahwa arsiparis adalah pegawai negeri sipil. Selain itu, di beberapa perusahaan tertentu, istilah pengelola arsip juga tidak disebut sebagai arsiparis, tetapi salah satunya disebut sebagai document controller, yang memiliki prinsip kerja tidak jauh berbeda dengan arsiparis. Namun, pada tahun 2005, diselenggarakan kongres Asosiasi Arsiparis Indonesia (AAI). Hingga saat ini, nomenklatur AAI yang kemudian disahkan menjadi organisasi profesi arsiparis.

Salah satu tantangan dari AAI adalah menciptakan suatu kode etik arsiparis.Kode etik profesi yaitu sistem norma atau aturan yang ditulis secara jelas dan tegas serta terperinci tentang apa yang baik dan tidak baik, apa yang benar dan apa yang salah dan perbuatan apa yang dilakukan dan tidak boleh dilakukan oleh seorang profesional. Maka, kode etik dapat menjadi instrumen pengontrol profesi, baik dari dalam profesi maupun oleh masyarakat. Masyarakat juga dapat memahami suatu profesi dengan melihat pada kode etiknya.Kode etik arsiapris baru dapat diwujudkan dalam kongres AAI pada tahun 2010. Adapun kode etik arsiparis yang berhasil disusun yaitu:

1. Arsiparis Indonesia bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.
2. Arsiparis Indonesia setia dan taat kepada Pancasila dan Undang-Undang Dasar 1945.
3. Arsiparis Indonesia harus jujur & bertanggungjawab, bersemangat untuk meningkatkan kompetensi, profesionalitas, komitmen, dedikasi dan integritas dalam menjalankan tugas dan fungsinya.
4. Arsiparis Indonesia harus mempertahankan dan melindungi otentisitas, reliabilitas, legalitas dan integritas dari suatu arsip.
5. Arsiparis Indonesia bertanggungjawab atas pengelolaan arsip, mulai dari penciptaan, penggunaan & pemeliharaan, penyusutan, penilaian & akuisisi, deskripsi, pelestarian, sampai dengan akses dan pemanfaatan arsip demi kemaslahatan bangsa.
Jika kita lihat secara sepintas, kode etik tersebut dapat dikatakan idealis. Namun, jika kita mencoba cermati dan bandingkan dengan kode etik lainnya, seperti kode etik pustakawan (sebagai salah satu bidang yang serumpun), maka terlihat banyak yang perlu segera direvisi. Berikut penulis sajikan kode etik pustakawan:

BAB I
KEWAJIBAN PUSTAKAWAN

1. Kewajiban Kepada Bangsa dan Negara
Pustakawan menjaga martabat dan moral serta mengutamakan pengabdian dan tanggung jawab kepada instansi tempat bekerja, Bangsa dan Negara

2. Kewajiban Kepada Masyarakat
a. Pustakawan melaksanakan pelayanan perpustakaan dan informasi kepada setiap pengguna secara cepat, tepat, dan akurat sesuai dengan prosedur pelayanan perpustakaan, santun, dan tulus.
b. Pustakawan melindungi kerahasian dan privasi menyangkut informasi yang ditemui atau dicari dan bahan pustaka yang diperiksa atau dipinjam pengguna perpustakaan.
c. Pustakawan ikut ambil bagian dalam kegiatan yang diselenggarakan masyarakat dan lingkungan tempat bekerja, terutama yang berkaitan dengan pendidikan, usaha sosial dan kebudayaan.
d. Pustakawan berusaha menciptakan citra perpustakaan yang baik di mata masyarakat.

3. Kewajiban Kepada Profesi
a. Pustakawan melaksanakan Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Ikatan Pustakawan Indonesia dan Kode Etik Pustakawan Indonesia.
b. Pustakawan memegang prinsip kebebasan intelektual dan menjauhkan diri dari usaha sensor sumber bahan perpustakaan dan informasi.
c. Pustakawan menyadari dan menghormati hak milik intelektual yang berkaitan dengan bahan perpustakaan dan informasi.

4. Kewajiban Kepada Rekan Sejawat
Pustakawan memperlakukan rekan sekerja berdasarkan sikap saling menghormati, dan bersikap adil kepada rekan sejawat serta berusaha meningkatkan kesejahteraan mereka.

5. Kewajiban Kepada Pribadi
a. Pustakawan menghindarkan diri dari menyalahgunakan fasilitas perpustakaan untuk kepentingan pribadi, rekan sekerja dan pengguna tertentu.
b. Pustakawan dapat memisahkan antara kepentingan pribadi dan kegiatan profesional kepustakawanan.
c. Pustakawan berusaha meningkatkan dan memperluas pengetahuan, kemampuan diri dan profesionalisme.

BAB II
SANKSI

Pustakawan yang melanggar AD/ART IPI dan Kode Etik Pustakawan Indonesia, dikenai sanksi sesuai pelanggarannya, dan dapat diajukan ke Dewan Kehormatan Ikatan Pustakawan Indonesia untuk keputusan lebih lanjut.

Kode Etik ini berlaku 3 bulan setelah ditetapkan.

Posisi arsiparis yang cukup vital dalam pengelolaan dokumen hasil suatu kegiatan, maka diperlukan suatu kode etik yang lebih detail dan disertai dengan sanksi tegas terhadap pelanggaran kode etik. Bukan tidak mungkin jika suatu ketika terjadi kasus penghilangan dokumen yang dilakukan oleh institusi pencipta padahal dokumen tersebut dibutuhkan sebagai media transparansi informasi publik. Maka, yang harus disoroti pertama kali seharusnya adalah sistem kearsipan berikut sumber daya manusia pengelolanya. Kode etik juga menjadi payung pelindung bagi arsiparis supaya terhindar dari kegiatan yang “memaksa”nya melakukan tindakan yang jauh dari sikap profesionalisme. Beberapa hal yang perlu dipertimbangkan dalam melakukan evaluasi kode etik arsiparis, antara lain:
1. Tidk adanya ketegasan tentang hal-hal apa saja yang harus dilakukan dan harus dihindari
2. Belum memperhatikan kefokusan kerja antara arsiparis di lembaga kearsipan dengan non-lembaga kearsipan
3. Perlu diperhatikan situasi dan kondisi arsiparis di luar PNS
4. Tidak menjelaskan secara detail interaksi arsiparis dengan pengguna, sesama arsiparis dan organisasi profesi
Kesimpulan
Jika arsiparis sudah dikatakan sebagai suatu profesi dalam masyarakat, maka sudah seharusnya arsiparis mulai merapikan kinerja dan pencitraan diri di tengah masyarakat. Perapian tersebut tidak hanya fokus pada diri pribadi arsiparis,namun juga pada organisasi profesi serta kode etik profesi. AAI, dalam perumusan kode etik perlu merujuk pada beberapa kode etik profesi serumpun, baik dari dalam maupun luar negeri. Sehingga mampu dihasilkan suatu kode etik yang berkualitas dan diharapkan menciptakan SDM kearsipan yang handal dan profesional.
Referensi
Herman Setyawan dalam Membangun Pribadi Arsiparis: Sebuah Pengalaman Pribadi. Buletin Kearsipan “Khazanah” volume 3, nomor 1, tahun 2010
Machmoed Effendhie dalam Arsip dan Arsiparis Indonesia (Sebuah Catatan Kecil). Buletin Kearsipan “Khazanah” volume 1, nomor 1, tahun 2008
Modul Mata Kuliah Etika dan Profesi Arsiparis oleh Tri Maryanto
Linna Winarni, dkk. Peranan Sumber Daya Manusia Bidang Kearsipan sebagai Kebutuhan dalam Penerapan Manajemen Kearsipan di Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) Percontohan Yogyakarta. 2010. Yogyakarta: Fak. Ilmu Budaya, Universitas Gadjah Mada.
 
Tinggalkan komentar

Posted by pada Oktober 25, 2012 in Opini

 

“Right Document in the right place”

Right man in the right place, istilah ini sudah awam dijumpai. Bagaimana dengan right document in the right place?Seharusnya kalimat ini menjadi prinsip hidup para pengelola dokumen. Jika tidak, maka jangan harap dokumen yang tercipta dari berbagai aktivitas yang kita lakukan, baik secara individu maupun kolektif akan dapat bermanfaat secara maksimal. Right document in the right place memberi pengertian bahwa dokumen yang baik adalah dokumen yang disimpan sesuai aturan kearsipan dan tidak di sembarang tempat. Seringkali kita menganggap remeh masalah ini, membiarkan dokumen tergeletak begitu saja di meja kerja atau dilempar di dalam kotak surat atau lemari yang berisi berkas-berkas menumpuk karena belum ada waktu untuk membaca. Namun giliran harus membacanya, tidak jarang kita kewalahan menemukan kembali dokumen-dokumen yang kita letakkan di sembarang tempat tadi. Kasus ini tidak hanya terjadi di kantor-kantor dengan gedung pencakar langit maupun kantor-kantor pemerintahan, bahkan di kalangan organisator mahasiswa pun kerapkali ditemukan dokumen yang menumpuk di salah satu sudut ruang sekretariat atau di pojok loker. Dokumen-dokumen itu akan tersentuh apabila akan diadakan rehabilitasi, pindah tempat atau bersih-bersih loker.

Dalam tulisan ini, penulis akan memaparkan sepintas media simpan dokumen yang sudah seharusnya dan sudah sewajarnya digunakan untuk menyimpan berkas-berkas agar tidak tercecer. Meski dalam realitanya, media simpan tersebut lebih banyak digunakan untuk menyimpan barang-barang non-dokumen seperti helm, tikar, sepatu, dan lain sebagainya.

1. Filing Cabinet

Umumnya berupa lemari metal dengan 2-4 laci yang cukup luas dengan beragam ukuran. Filing Cabinet digunakan untuk menyimpan arsip-arsip aktif yang sudah ditindaklanjuti dan terkumpul dalam satu folder. Dalam penggunaannya, setiap laci dibatasi menyimpan maksimal 4.000 lembar kertas atau sekitar 40-50 folder untuk mencegah kerusakan fisik arsip (Martono, 1992: 41). Apabila filing cabinet terdapat lebih dari satu dalam sebuah ruang, maka jarak antaranya berkisar 8-9cm. Filing cabinet dapat digunakan juga untuk menyimpan folder dengan sistem menggantung. Sayangnya, filing cabinet ini sering digunakan untuk menyimpan barang-barang non-dokumen seperti tas kerja, peralatan make-up staf, sepatu dan lain sebagainya dengan dalih tidak ada tempat penyimpanan lain selain filing cabinet.

 

2. Cardboard atau Stofmap

Media yang satu ini memang terbilang sederhana, tetapi jangan menyederhanakan juga dalam menggunakannya. Memang, stofmap atau folder umumnya digunakan untuk menyimpan dokumen, namun yang sering kita abaikan adalah kapasitas folder dalam memuat dokumen. Pasti beberapa kita pernah melihat sebuah folder yang menggemuk bahkan sampai lecek dalam sekali pakai lantaran penggunanya terlalu memaksakan menyimpan dokumen meski sudah overload. Batas muatan sebuah folder atau stofmap memang beragam, tetapi rata-rata ada pada kisaran 30-60 lembar dokumen. Usahakan agar dokumen yang berada dalam satu folder atau stofmap tidak campur aduk atau beragam aktivitas, hendaknya disediakan satu folder memuat ragam dokumen dari satu aktivitas.

3.Cardboard Magazine

Seringkali kita menggunakan media simpan ini untuk menyimpan folder-folder yang sedang dalam tindak lanjut, atau paling tidak proposal-proposal kegiatan. Namun ternyata, fungsinya tidak demikian. Cardboard magazine berfungsi sebagai media simpan referensi berkala, seperti majalah, buletin, atau direktori. Beberapa dari komunitas atau organisasi mahasiswa dapat dipastikan sering menerima atau membeli majalah atau buletin, maka media simpan inilah yang cocok digunakan untuk menampung majalah atau buletin tersebut.

4. Level Arch File

Umumnya digunakan untuk menyimpan file-file yang sudah dilubangi pada pinggir kertas. Namun, seperti juga dalam penggunaan stofmap atau folder, manakala daya tampung lubang sudah overload masih saja ada yang memaksakan untuk menambah dokumen. Maka jangan salahkan juga ketika ada yang tidak sengaja menyobek atau membuat rusak salah satu atau beberapa dokumen lantaran sedang dalam kondisi terburu-buru dengan dokumen dalam level arch file yang sulit diurai. Batas maksimum muatan dalam level arch file tidak jauh berbeda dengan sebuah stofmap yaitu kisaran 30-60 lembar dokumen.

5. Document Tray

Media ini digunakan untuk dokumen-dokumen yang sedang dalam proses. Sekali penulis melihat dengan jelas kegunaan document tray di salah satu kantor jurusan kampus ternama di Yogyakarta. Document tray di sana dilengkapi penjelasan, “surat masuk”, “surat keluar”, “dalam proses”. Adanya document tray tersebut memudahkan kita dalam merapikan dan mengelola dokumen sehingga meja kerja dan ruangan tidak penuh dengan gunungan atau dokumen-dokumen yang berserakan di berbagai sudut. Kita juga tidak perlu terlalu repot mencari dokumen-dokumen yang sedang dalam proses, bukan?

6. CD Organizer

Media ini cocok bagi kita yang sering menggunakan arsip elektronik namun rawan terinfeksi virus maupun rusak atau hilang ketika disimpan dalam flashdisc. Meski terbilang agak repot, CD masih tergolong media simpan arsip eletronik dengan tingkat arsip antara berguna hingga arsip vital. Penyimpanan CD pun tidak serta merta diletakkan dalam wadah terpisah-pisah. Alangkah baiknya jika kita menyediakan rak khusus atau media simpan khusus untuk CD yang berisi dokumen keorganisasian sehingga manakala dibutuhkan tidak harus mencari si pembawa dokumen elektronik atau mencari jaringan internet untuk diemailkan.

Perlengkapan dan peralatan simpan dokumen tersebut memang relatif mahal namun memiliki investasi jangka panjang yang luar biasa bagi keutuhan organisasi atau komunitas. Kita tentu tidak akan percaya jika kehilangan akta tanah atau SK pendirian berujung pada kerugian bermilyar rupiah, bahkan trilyunan jika kita tidak memahami pengelolaan dokumen-dokumen tersebut. Simpel dan sederhana, dua kata yang sering ditemui di kalangan mahasiswa maupun komunitas independen seharusnya tidak menjadi prinsip dasar berkepanjangan dalam pemilihan peralatan dan perlengkapan dokumen. Seberapa disiplin dan etis kita dalam memperlakukan dokumen akan terlihat secara nyata pada bagaimana kita menempatkan dokumen pada tempat yang semestinya, right document in the right place!

 
Tinggalkan komentar

Posted by pada September 24, 2012 in Opini

 

Belajar Arsip dari Film

Anda maniak film?Ada banyak sisi positif bagi kita yang hobi sekali nonton film, baik di komputer masing-masing atau rela mengantri di bioskop. Penulis termasuk salah satu dari sekian juta (atau mungkin milyar) manusia yang menggemari film, meski tidak jarang sangat selektif dalam menentukan film apa yang akan dinikmati. Secara aspek penceritaan, penulis lebih menggemari film-film dengan basis sejarah atau dokumenter. Tentu saja karena film-film tersebut dapat dipastikan menggunakan arsip sebagai dasar dalam pembuatannya. Namun, tidak sedikit pula film, baik Asia maupun Hollywood, yang menggunakan arsip dalam tiap sceen atau adegannya. Penulis akan mengambil tiga film yang didalamnya mengetengahkan pentingnya peran arsip dalam memecahkan suatu kasus.

Film pertama adalah drama saeguk (drama berlatar sejarah kerajaan di Korea) “The Moon that Embrace The Sun”. Dalam beberapa episodenya diceritakan bahwa tokoh utama (Kaisar Hwon) menggeledah ruang sekretariat kerajaan yang menyimpan berbagai arsip negara. Kaisar beranggapan bahwa ada banyak penyimpangan yang dilakukan oleh para pejabatnya dalam mengurus rakyat namun tidak banyak diketahui oleh Kaisar. Saat menggeledah, Kaisar menemukan banyak laporan terkait kondisi rakyat yang sebenarnya namun tidak segera disampaikan ke meja kerja kaisar. Padahal melalui laporan-laporan tersebut sang kaisar mengambil berbagai kebijakan yang menyangkut hajat hidup orang banyak, dan secara tidak langsung menjadi media komunikasi antara rakyat dengan kaisarnya. Oleh karenanya, sang kaisar menganggap sekretariat kerajaan sebagai lubang yang sangat besar menganga yang mereduksi komunikasi antara pemerintah (birokrat) kerajaan dengan rakyat. Selain itu, sang kaisar juga berusaha membongkar kematian calon istrinya yang sangat misterius beberapa tahun yang lalu melalui arsip keputusan-keputusan kaisar sebelumnya. Meski terbilang “kurangajar” karena mengobrak-abrik ruang arsip kerajaan dan mengambil paksa beberapa arsip pada masa kaisar sebelumnya, namun kita dapat menangkap bahwa betapa pemahaman sang kaisar terhadap arsip terbilang cukup baik.

Film kedua adalah salah satu deretan film box office, Angels&Demonds. Film ini sebenarnya diangkat dari sebuah novel dengan judul yang sama karya Dan Brown. Jika dalam novelnya kita harus mengimajinasikan bagaimana ruang simpan arsip rahasia milik Vatikan yang sedemikian canggih dan ketat, dalam filmnya, setidaknya kita dapat melihat langsung visualisasinya. Dalam beberapa adegan, kita dapat menyaksikan bagaimana Robert Langdon (tokoh utama) memperlakukan arsip Vatikan dengan sangat hati-hati. Ia menggunakan sarung tangan dan alat penjepit untuk membuka arsip karena jika tangan manusia sangat rentan akan tingkat keasaman tinggi sehingga dikhawatirkan mengganggu stabilitas arsip yang memang sudah sangat rapuh. Kita juga diperlihatkan bagaimana upaya negara Vatikan memperlakukan arsip dan manuskripnya dengan teknologi canggih. Selain itu juga tidak jauh berbeda dengan The Moon that Embrace The Sun, dalam Angels&Demonds ada salah satu tokoh yang dengan terpaksa merobek bagian tertentu dari sebuah arsip sebagai bahan penelusuran kunci akhir penyelesaian suatu kasus.

Film ketiga adalah film negeri sendiri berjudul Lentera Merah arahan sutradara Hanung Bramantyo. Lentera Merah termasuk film horor dengan sedikit aroma politik ’65. Tidak seperti film-film horor Indonesia yang tergolong tidak berkualitas, Lentera Merah dapat dikategorikan film horor yang cukup cerdas. Film yang menceritakan sebuah majalah kampus dengan terbitan tulisan yang cukup tajam ini pada suatu ketika tersandung masalah. Salah satu awak redaksinya mengangkat tulisan yang sangat sensitif di era ’65 hingga akhirnya ia dituduh sebagai mahasiswa kiri (komunis). Oleh karena berusaha melawan rekan-rekannya, ia dijebloskan dalam sebuah ruang sempit dan gelap hingga menemui ajalnya. Selang beberapa tahun kemudian, sang arwah redaksi menuntut balas ditegakkannya keadilan untuknya melalui anak-anak dari rekan-rekan redaksinya dahulu. Dalam suatu diksar bagi calon pengurus majalah, ditemui hal-hal aneh nan penuh misteri. Dimulai dari tuduhan plagiarism yang dilakukan salah satu redaksi. Tuduhan dilakukan oleh sang arwah yang menyaru menjadi mahasiswa calon pengurus yang mengikuti diksar. Tidak terima terhadap tuduhan tersebut, si redaktur tertuduh melakukan penyelidikan di ruang arsip majalah Lentera Merah di salah satu sudut perpustakaan perguruan tinggi. Dalam film tersebut diperlihatkan bagaimana ruang arsip dari suatu pers mahasiswa yang tertata cukup rapi, meski dalam beberapa sudut masih terlihat kurangnya perawatan terhadap arsip sehingga arsip-arsipnya terlihat kotor dan menguning. Setelah terjadi pembunuhan berantai ke beberapa redaksi majalah, beberapa calon redaksi pada akhirnya menemukan sebuah kejutan yang menjadi kunci untuk membongkar kemisteriusan pembunuhan berantai yang terjadi selama diksar. Dalam sebuah arsip personal pengurus majalah dengan angka tahun 1965, terlihat sosok yang mirip dan diduga sebagai salah satu dari calon awak redaksi majalah Lentera Merah yang sedang mengikuti diksar. Kecurigaan mereka akhirnya semakin mengerucut karena nama dan wajah yang terpampang dalam arsip personal sangat mirip. Jika saja, pers mahasiswa Lentera Merah tidak rapi bahkan abai dalam mengelola arsip para pengurusnya, peristiwa pembunuhan berantai yang dilakukan arwah sang redaktur tidak akan terpecahkan.

Ketiga film tersebut bisa jadi tidak dapat mewakili sepenuhnya dinamika dunia arsip. Namun, dengan melihat sisi lain film melalui kacamata arsip, kita diajak untuk memahami bahwa arsip tidak sekedar disimpan saja, tetapi ada banyak masalah yang bisa dipecahkan melalui arsip. Pemahaman awam tentang arsip yang sudah cukup baik, dapat lebih ditingkatkan melalui cara yang menarik dan santai, melalui film. Semoga bermanfaat…

 
Tinggalkan komentar

Posted by pada September 18, 2012 in Opini

 

Disiplin Berdokumen

Siapa saja, kapan saja, dan dimana saja, pasti akan berurusan dengan yang namanya dokumen. Sebut saja surat-surat, laporan keuangan, laporan pertanggungjawaban, berkas-berkas personalia, undangan, dan lain sebagainya. Jika kita tinjau dengan kacamata ilmu informasi dan dokumentasi, memang istilah dokumen terbagi dalam tiga aspek. Pertama, disebut sebagai dokumen korporil atau museum, yaitu yang bersifat tiga dimensi dan banyak ditemukan di museum-museum. Kedua, disebut dokumen literair atau umum disebut perpustakaan, dan ketiga disebut dokumen privat atau lazim disebut arsip. Dokumen korporil dan pustaka atau perpustakaan, bisa jadi sudah begitu banyak diperhatikan dan terlihat jelas jika keduanya tidak tertata dengan rapi dan baik. Namun, yang membedakan antara kedua dokumen yang bersifat publik dengan dokumen privat atau arsip adalah dampak yang ditimbulkan jika dokumen hilang.

Secara sepintas, hilangnya dokumen privat memiliki dampak yang tidak jauh berbeda dengan dokumen korporil atau museum. Sekalinya dokumen korporil hilang dan pihak pengelola tidak memiliki duplikat, maka mata rantai sejarah akan terputus. Berbeda halnya dengan dokumen literair atau perpustakaan. Jika ada buku atau majalah yang hilang, kita bisa segera menghubungi pihak penerbit untuk mencetak ulang, jika tidak ditemukan di toko-toko buku. Dokumen privat atau arsip, apalagi jika arsipnya bersifat vital, maka kehilangannya dapat menimbulkan chaos bagi pihak pencipta (baik bersifat pemerintahan maupun swasta hingga individu). Kita tentu dapat membayangkan kerugian yang harus ditanggung jika akta pendirian sebuah perusahaan hilang dicuri atau terbakar, atau bagaimana jika surat keputusan pendirian suatu organisasi hilang karena kecerobohan pengelola padahal hanya dengan arsip SK tersebut organisasi dapat dipertahankan eksistensinya. Hal inilah yang kerapkali luput dalam pemikiran para organisator, bahkan hingga tingkat mahasiswa.

Beberapa kali penulis menjumpai kasus kehilangan dokumen, baik berupa surat-surat dalam bentuk keputusan maupun surat komunikasi biasa hingga laporan pertanggungjawaban dalam suatu organisasi mahasiswa yang luar biasa kacaunya. Padahal jika kita tengok secara global, memang, organisasi mahasiswa tersebut membawa manfaat yang tidak sedikit bagi kalangan kampus dan masyarakat sekitar. Namun dengan tingkat kedisiplinan dan ketertiban berdokumen yang terbilang rendah, akankah ia siap jika kemudian menghadapi kasus yang salah satunya mengandalkan arsip atau dokumen privat?Dapat dipastikan akan membutuhkan waktu yang tidak sedikit untuk menata ulang semua berkas-berkas yang masih berceceran di berbagai pojok ruang atau tertumpuk di salah satu sudut sekretariat. Tidak sedikit pula yang kemudian menganggap remeh urusan administrasi dan dokumen dengan tidak menyediakan sama sekali ruang atau space untuk penyimpanan dokumen organisasi, cukup dibawa oleh masing-masing individu pengurus. Maka, jangan heran jika pada saat pergantian pengurus baru, mereka kesulitan mencari bahan acuan kerja untuk periode kepengurusan periode selanjutnya, bahkan tidak jarang akhirnya harus mengejar para pengurus lama untuk dimintakan arsip atau dokumen privat yang dibawa atau terbawa. Miris, tapi begitulah realitanya.

Perkembangan teknologi yang membawa dampak kemudahan dalam penyimpanan dokumen tidak serta merta membawa ketertiban dan kedisiplinan pengelola dokumen di tingkat organisasi mahasiswa. Ada kalanya dokumen-dokumen organisasi bercampur baur dalam folder-folder terpisah di masing-masing perangkat keras milik individu pengurus. Jarang ditemui yang akhirnya dikumpulkan dalam satu folder kepengurusan dan dalam satu komputer milik organisasi. Lebih membahayakan lagi adalah minimnya pengetahuan tentang media simpan portable yang digunakan untuk menyimpan arsip softfile kelembagaan. Tidak sedikit pengurus yang malas untuk memback-up dokumen-dokumen kelembagaan dalam media simpan yang lebih aman dan lebih rapi. Tindakan ceroboh seperti tidak meng-update antivirus dan memasukkan flashdisk ke beragam perangkat keras yang tidak diketahui tingkat keamanannya, tidak jarang membawa petaka hilangnya dokumen-dokumen penting kelembagaan yang tersimpan. Kalau sudah demikian, kecanggihan teknologi tidak akan berbicara banyak lagi untuk mempertahankan eksistensi organisasi melalui dokumen.

Ada dua kasus terkait disiplin dokumen yang dialami kawan-kawan penulis dari kalangan aktivis mahasiswa. Kasus pertama terkait dengan arsip pembuktian keberadaan lembaga X dalam suatu kampus oleh pihak dekanat. Suatu ketika, lembaga X tersandung masalah karena pihak dekanat yang diwakili oleh salah satu wakil dekan tidak mengakui ke-absah-an lembaga X. Dengan demikian, tindakan atau aktivitas yang akan dilakukan lembaga X menjadi tersendat. Padahal pada saat pelantikan kepengurusan beberapa waktu lalu, pihak dekanat merestui adanya lembaga X di dalam kampusnya yang ditandai dengan penandatanganan surat keputusan. Salah satu pengurus kemudian mencari surat keputusan yang telah ditandatangani tersebut di tempat penyimpanan dokumen, namun tidak ditemukan. Akhirnya, surat tersebut ditemukan oleh salah satu pengurus lain yang menyimpannya dalam bentuk softfile. Hingga akhirnya, pihak dekanat yang semula menolak, tidak mampu berbuat banyak karena bukti surat pengesahan lembaga X memang ada dan ditandatangani oleh pihak dekanat sendiri. Tentu kita dapat membayangkan jika surat tersebut tidak ditemukan, lembaga X yang menjadi salah satu kunci eksistensi organisasi kemahasiswaan di suatu kampus akan terancam punah.

Kasus kedua terkait dengan penggunaan flashdisk sebagai media simpan alternatif yang banyak digunakan mahasiswa dalam aktivitas keorganisasian. Flashdisk memang terbilang murah, cepat dan mudah. Hal ini tentu saja sesuai dengan prinsip penemuan dokumen. Namun, sesempurna apapun media simpan arsip elektronik, tetaplah memiliki kelemahan. Tidak banyak yang mengetahui, termasuk juga penulis, bahwa flashdisk memiliki umur simpan. Semakin sering kita tidak berhati-hati menggunakannya, semakin pendek umur flashdisk. Salah satu kawan penulis menemukan flashdisknya tidak lagi berfungsi, padahal di dalamnya tersimpan berbagai dokumen keorganisasian yang akan digunakan untuk aktivitas tertentu. Bayangkan saja jika dokumen-dokumen vital yang tersimpan dalam flashdisk itu yang tersimpan, tentu akan semakin merepotkan, bukan?Jalan yang dirasa aman saat ini dalam pengorganisasi dokumen antara lain:

1. Back-up-lah dokumen-dokumen dalam media simpan yang memiliki daya imunitas cukup baik, seperti CD-ROM

2. Jangan mengabaikan terlalu lama antivirus yang sudah tidak ter-update karena dikhawatirkan akan mengganggu kinerja komputer dan berdampak negatif terhadap dokumen yang tersimpan di dalamnya.

3. Cetak dokumen-dokumen vital milik organisasi dan simpan di tempat yang aman dengan baik dan benar. Jika memiliki sekretariat, buatla tempat simpan khusus untuk menyimpan dokumen-dokumen cetak, termasuk dokumen vital agar terhindar dari pencurian, banjir maupun kebakaran.

4. Rapikan dokumen-dokumen elektronik dalam folder agar mudah ditemukan kembali minimal sepekan sekali dan maksimal sebulan sekali. Usahakan tidak menyimpan dokumen di satu pengurus atau tempat.

5. Sediakan tempat untuk surat-surat yang masuk namun belum dibaca oleh pihak yang dituju, seperti kotak surat sederhana, dan serahkan surat yang telah dibaca dan ditindaklanjuti oleh bagian kesekretariatan atau sekretaris agar segera disimpan.

6. Tidak mencampur adukkan dokumen organisasi yang terbawa di rumah atau tempat tinggal (kos, kontrakan, wisma, pondok, dan sejenisnya) dengan dokumen pribadi atau dokumen organisasi lainnya.

Aktivis mahasiswa adalah pribadi-pribadi yang akan lebih banyak mengisi pos-pos strategis dalam kepengurusan masyarakat, bangsa dan negara. Jika kesadaran dan kedisplinan dalam berdokumen saja masih diabaikan, maka kecil kemungkinan untuk bergerak cepat mengimbangi negara-negara lain yang memiliki sistem administrasi dan tata dokumen yang lebih baik dan lebih maju. Tentu saja, tulisan ini memerlukan studi pendalaman lebih lanjut untuk membuktikan keterkaitan antara disiplin dokumen dengan dampak yang ditimbulkan dalam organisasi kemahasiswaan.

 
4 Komentar

Posted by pada September 17, 2012 in Opini

 

FINDING AIDS: MEDIA PENGUKUR KINERJA MANAJEMEN KEARSIPAN

Pendahuluan

Pergumulan manusia terhadap informasi telah terjadi sejak berabad-abad silam. Di zaman nenek moyang manusia, mereka meninggalkan jejak-jejak di beberapa media perekam, seperti batu, dedaunan atau kayu-kayuan sebagai penanda eksistensi. Sehingga kelak, generasi penerus dapat mempelajari sejarah peradaban hidup mereka. Dalam perkembangannya, media perekam tidak hanya pada batu, dedaunan atau kayu, tetapi juga hasil olahan dari rumput-rumputan yan menghasilkan kertas. Era penggunaan kertas menjadi penanda geliat aktivitas perekaman jejak langkah peradaban manusia. Kumpulan rekaman peradaban manusia dengan dinamika aktivitasnya dikenal dengan istilah arsip (termasuk didalamnya manuskrip). Sejak saat itu, masyarakat awam mengaitkan istilah arsip dengan aktivitas manusia pada masa lampau, atau dengan kata lain, terkait dengan bidang sejarah.

Namun, memasuki era modernisasi yang ditandai dengan peningkatan kebutuhan atas informasi, peran arsip seolah menjadi termarjinalkan. Arsip seakan tidak dikategorikan dalam manajemen informasi modern. Maka, tidak heran jika di hampir setiap kantor, arsip dikategorikan sebagai barang yang harus berada di gudang. Hal ini merupakan sebuah kesalahan cara berpikir karena pemahaman akan siklus hidup arsip yang terpenggal. Padahal, jika kita mau memahami siklus hidup arsip (dan sekarang mulai digunakan metode records continuum model), istilah arsip sudah dapat diidentifikasi sejak pertama kali arsip diciptakan (atau direncanakan dalam istilah records continuum model). Oleh karena itu, arsip menjadi salah satu indikator kinerja layanan publik dalam suatu instansi atau organisasi. Arsip yang ketika pertama kali tercipta tetapi tidak dikelola dengan baik dan benar, maka kinerja suatu organisasi akan timpang sebelah.

Ada istilah menarik untuk mengukur efektivitas dan efisiensi manajemen kearsipan dalam suatu organisasi, yaitu arsip disimpan untuk ditemu balik. Kegiatan temu balik (retrieval) merupakan kegiatan evaluasi atas penerapan sebuah sistem kearsipan di suatu organisasi. Organisasi tertentu tidak dapat meng-klaim sistem kearsipannya sudah berjalan baik dan benar jika temu balik arsipnya belum di uji coba. Tentu saja, arsip yang disimpan dengan sistem tertentu, tidak dapat langsung ditemu balik. Hal ini karena dalam masing-masing sistem kearsipan, dikenal adanya kode-kode tertentu untuk menjamin keamanan arsip. Seperti kita ketahui bersama bahwa arsip pada dasarnya merupakan sesuatu yang bersifat privasi, meskipun pada waktunya nanti akan menjadi milik publik. Maka, untuk efektivitas dan efisiensi temu balik, diperlukan alat temu balik atau finding aids yang tepat, sesuai kebutuhan masing-masing organisasi.

Ragam Finding Aids

Menurut Kathleen Oakes dan Sigrid McCausland, finding aids terbagi menjadi dua, yaitu finding aids yang dimiliki oleh lembaga kearsipan dan lembaga non-kearsipan (dengan unit kearsipan sebagai unit fasilitatif) atau biasa disebut lembaga pencipta (creating agency). Meskipun terpisah, namun terdapat saling ketekaitan. Maka, apabila lembaga pencipta (creating agency) akan menyerahkan arsipnya kepada lembaga kearsipan, harus pula disertai dengan finding aids-nya. Hal ini agar pengelolaan arsip di lembaga kearsipan dapat dengan mudah dilakukan dan sesuai dengan prinsip original order.

Adapun finding aids yang disiapkan oleh lembaga pencipta untuk mengelola arsipnya, yaitu:

  1. Registers atau buku agenda, digunakan untuk menyimpan informasi dari masing-masing dokumen yang diterima, dikirim atau diciptakan di suatu institusi. Informasi yang tersimpan dalam buku agenda disusun secara kronologis dan numerik.
  2. Index, berkebalikan dengan buku agenda, dalam index, judul dan isi dokumen disusun secara alpabetis.
  3. Filing system descriptions, memuat daftar klasifikasi pemberkasan dan kode-kodenya, gambaran sistem pemberkasan, serta menjelaskan masing-masing kode dan simbol yang digunakan. Maka, ini menjadi semacam buku pedoman pola klasifikasi yang umumnya ditemui di instansi-instansi pemerintahan.
  4. Thesauri, digunakan untuk mengklasifikasi judul dokumen berdasarkan kata kunci.

Dari masing-masing finding aids tersebut, pada umumnya kearsipan Indonesia hanya dikenal buku agenda, kartu indeks dan buku pedoman pola klasifikasi. Kemudian, untuk finding aids yang digunakan di lembaga kearsipan antara lain:

  1. Accession Registers, atau daftar akuisisi (untuk lebih mudahnya, istilah accession dengan acquisition disamakan maknanya). Daftar ini memuat deksripsi umum dari arsip yang diakuisisi, seperti nomor identifikasi, deskripsi isi informasi, dan nama lembaga pencipta.
  2. Descriptive Inventories (also known as Collection Guides), memuat informasi tentang konteks dari masing-masing kelompok arsip, jenis dan jumlah koleksi yang dimiliki lembaga kearsipan. Jadi, dalam sebuah descriptive inventories tidak hanya memuat satu series arsip saja, tetapi dapat memuat informasi dari beberapa series arsip dari satu lembaga pencipta. Selain itu, finding aids ini juga dilengkapi dengan sejarah administratif dari lembaga penciptanya. Adapun hal-hal yang dimuat dalam findings aids ini antara lain: pendahuluan, daftar isi, sejarah administratif, deskripsi series, daftar per item, daftar lokasi simpan dan index.
  3. Brigding Aids, disebut demikian sebab ia menjadi jembatan yang menghubungkan gap antara kebutuhan peneliti dengan sistem dari finding aids yang diterapkan di lembaga kearsipan berdasarkan pada prinsip asal mula. Sebagai contoh, apabila seorang peneliti ingin mencari arsip tentang industri gula, maka ia akan diberikan daftar arsip tentang industri gula yang didalamnya termuat lembaga atau personal yang terlibat dalam industri gula. Jenis finding aids ini akan menjadi dasar bagi peng-indeks-an karena menggunakan kata kunci atau tema tertentu sesuai dengan arsip yang dikelola oleh lembaga kearsipan.
  4. Guides to Holdings, memuat abstrak atau ringkasan dari informasi yang termuat dalam khasanah arsip dan memberikan pengenalan singkat tentang masing-masing khasanah.
  5. Reports of Holdings, memuat kumpulan informasi dari depo-depo arsip yang berbeda tentang khasanah yang dikelola. Tujuannya adalah untuk mempublikasikan ringkasan informasi tentang perbedaan masing-masing depo beserta khasanah arsipnya kepada para peneliti dan pemerhati kearsipan.
  6. Indexes, meskipun sangat membantu tetapi juga sangat membuang waktu pengguna. Indeks dalam hal ini merupakan sarana pelengkap dari finding aids lainnya seperti indexes to descriptive inventories, guides to holdings dan reports of holdings. Apabila pengelola arsip akan meng-indeks masing-masing arsip, tentu akan membutuhkan waktu yang lebih lama dan sangat kompleks. Meski demikian, indeks dalam pengelolaan arsip fotografi menjadi salah satu kegiatan untuk membuat sebuah finding aids.

 

Penutup

Hal yang perlu digarisbawahi adalah keseluruhan finding aids tidak sekedar sebagai sarana temu kembali, tetapi juga sebagai sarana kontrol atas arsip yang dikelola masing-masing lembaga. Beberapa sarana temu kembali atau finding aids yang dijelaskan di atas tentu saja bersifat manual. Dengan perkembangan teknologi komputasi yang kian deras, pencarian informasi di beberapa lembaga kearsipan menjadi lebih dimudahkan. Meski demikian, findings aids manual tetap diperlukan meski secara kuantitas tidak begitu besar, serta menjadi basis bagi pengembangan sistem komputasi sarana temu kembali arsip. Selain itu, diperlukan evaluasi yang berkesinambungan atas efektivitas dan efisiensi dari finding aids yang diterapkan di masing-masing lembaga, baik lembaga kearsipan maupun lembaga pencipta. Hal ini agar kinerja manajemen kearsipan menjadi lebih terkontrol dan semakin baik.

Referensi:

Ann, Pederson (ed.). Keeping Archives. 1988. Sidney: Australian Society of Archivist Inc.

 
Tinggalkan komentar

Posted by pada Juli 25, 2012 in Karya Tulis

 
 
Ikuti

Get every new post delivered to your Inbox.